نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی

اظهارنامه به ادارات دولتی یک راهکار حقوقی رسمی برای پیگیری کارهای شما با سازمان هاست تا بتوانید حق و حقوق تان را قانونی و مؤثر دنبال کنید. این ابزار قانونی به شما کمک می کند تا خواسته ها، اعتراض ها و حتی هشدارهایتان را به شکل رسمی به گوش نهادهای دولتی برسانید و مستندی محکم برای پیگیری های بعدی داشته باشید.

حتماً برای شما هم پیش آمده که کاری در یکی از ادارات دولتی گیر کرده باشد یا مثلاً احساس کنید حقی از شما ضایع شده و یا حتی نیاز به اعلام رسمی چیزی به یک نهاد دولتی دارید. در چنین شرایطی، مکاتبات عادی گاهی اوقات کافی نیست و سندیت لازم را ندارد. اینجا پای «اظهارنامه» به میان می آید؛ یک ابزار حقوقی که شاید خیلی ها به درستی از اهمیت و نحوه استفاده از آن بی خبر باشند.

فکرش را بکنید، یک برگه رسمی که حرف شما را مستند و قانونی می کند، دقیقاً مثل یک سنگر محکم برای حفظ منافع تان. حالا اگر پای یک اداره دولتی در میان باشد، اهمیت این سند چند برابر می شود. چرا؟ چون تعامل با دولت، قلق ها و قواعد خاص خودش را دارد. در این مقاله می خواهیم با هم قدم به قدم پیش برویم و یاد بگیریم چطور یک نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی بنویسیم، ارسال کنیم و حقوق خودمان را محکم تر پیگیری کنیم. این راهنما به درد شهروندان عادی، صاحبان کسب وکارها، و حتی کسانی که سر و کارشان با مسائل حقوقی زیاد است، می خورد.

اظهارنامه به ادارات دولتی: شناخت ماهیت و بستر قانونی

قبل از اینکه دست به قلم بشویم و شروع به نوشتن یک اظهارنامه به ادارات دولتی کنیم، بهتر است با ماهیت و ریشه قانونی این ابزار آشنا شویم. اینطوری با آگاهی بیشتری قدم برمی داریم و می دانیم دقیقاً چه کاری انجام می دهیم و چرا مهم است.

تعریف و اساس قانونی اظهارنامه

اظهارنامه چیست؟ خیلی ساده بخواهیم بگوییم، اظهارنامه یک سند رسمی و قانونی است که از طریق قوه قضائیه به دست طرف مقابل می رسد. حالا این طرف مقابل می تواند یک آدم عادی باشد یا یک شرکت خصوصی، و یا مثل موضوع بحث ما، یک اداره دولتی. هدفش هم این است که شما یک خواسته، یک اعتراض یا یک اطلاع رسانی رسمی را به شکل قانونی به طرف مقابل برسانید و برایش سند و مدرک داشته باشید.

اساس قانونی اظهارنامه در ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی ما تعریف شده. این ماده می گوید: هر کس می تواند قبل از تقدیم دادخواست، حق خود را به وسیله اظهارنامه از دیگری مطالبه نماید، مشروط بر اینکه موعد مطالبه رسیده باشد. به طور کلی، هر کس حق دارد اظهاراتی را که راجع به معاملات و تعهدات خود با دیگری است و بخواهد به طور رسمی به وی برساند، ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ نماید.

این ماده خیلی مهم است؛ چون به ما این اجازه را می دهد که حتی قبل از اینکه کار به دادگاه بکشد، حرف مان را به صورت رسمی و با مدرک به طرف مقابل بزنیم. برای ادارات دولتی هم دقیقاً همین قاعده وجود دارد. یعنی اگر شما با یک اداره دولتی مشکلی دارید، می توانید با استناد به همین ماده، از طریق اظهارنامه، حق خودتان را مطالبه کنید یا اعتراضی را به صورت رسمی ثبت نمایید.

موارد کاربرد اظهارنامه در مواجهه با ادارات دولتی

حالا کجاها این اظهارنامه به کارمان می آید؟ موارد زیادی هست که یک نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی می تواند گره گشا باشد:

• اعتراض به اقدامات یا تصمیمات: مثلاً شهرداری یک جریمه برای شما بریده که فکر می کنید اشتباه است، یا اداره مالیات یک برگ تشخیص فرستاده که با آن مخالفید. با اظهارنامه می توانید رسماً اعتراض خودتان را اعلام کنید.
• مطالبه حق و انجام تعهد: فرض کنید از یک سازمان دولتی انتظار خدمتی دارید که ارائه نمی دهند، یا پرونده ای دارید که ماه هاست بلاتکلیف مانده. با اظهارنامه می توانید درخواست خودتان را رسمی کنید و پیگیر تعهدات آنها شوید.
• اعلام رسمی موضوعی خاص: شاید بخواهید خسارتی را که به دلیل عملکرد یک نهاد دولتی به شما وارد شده، رسماً اطلاع دهید، یا وقوع یک واقعه خاص را به گوششان برسانید تا بعداً نگویند بی خبر بودیم.
• اخطار قانونی پیش از طرح دعوا: بعضی وقت ها، اظهارنامه آخرین تیر ترکش شما قبل از این است که کار به دادگاه و شکایت بکشد. با این کار به اداره مربوطه هشدار می دهید که اگر اقدام لازم را انجام ندهند، مجبور به پیگیری قضایی هستید.

خلاصه که اظهارنامه به ادارات دولتی یک ابزار پیشگیرانه و در عین حال مستندسازی برای احقاق حقوق شماست. با این کار، حرف شما دیگر فقط یک گله یا درخواست شفاهی نیست، بلکه یک سند حقوقی معتبر است که می تواند در مراحل بعدی به داد شما برسد.

گام های اساسی قبل از تنظیم اظهارنامه به ادارات دولتی

قبل از اینکه بنشینید و شروع به نوشتن متن اظهارنامه کنید، چندتا کار مهم هست که باید انجام دهید. این کارهای اولیه مثل نقشه کشی قبل از ساخت یک ساختمان است. هر چقدر دقیق تر انجام شود، نتیجه نهایی بهتر و قوی تر خواهد بود.

شناسایی دقیق مخاطب

شاید فکر کنید این کار ساده ای است، اما باور کنید که خیلی ها اینجا اشتباه می کنند و اظهارنامه شان را به آدرس اشتباه یا به نام یک نهاد کلی می فرستند. برای یک نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی باید حسابی دقت کنید:

• نام کامل و دقیق اداره یا سازمان دولتی: نباید فقط بنویسید شهرداری یا اداره مالیات. باید مشخص کنید کدام بخش، کدام شهر و حتی کدام منطقه. مثلاً اداره امور مالیاتی شهر تهران – اداره کل مالیات بر ارزش افزوده خیلی دقیق تر از اداره مالیات است.
• یافتن شناسه ملی اداره/سازمان: این یکی از مهمترین تفاوت ها در ارسال اظهارنامه به اشخاص حقیقی و حقوقی (مثل ادارات دولتی) است. هر شرکت یا سازمان دولتی یک شناسه ملی منحصر به فرد دارد که در ثبت اظهارنامه حتماً به آن نیاز دارید. برای پیدا کردن این شناسه می توانید به سامانه های رسمی مثل سایت روزنامه رسمی کشور یا سامانه جامع اطلاعات شرکت ها مراجعه کنید. حتی با یک جستجوی ساده در گوگل (مثلاً شناسه ملی شهرداری تهران) هم می توانید اطلاعات خوبی به دست آورید.
• آدرس پستی و الکترونیکی (در صورت لزوم): هرچند ارسال اظهارنامه فقط از طریق دفاتر خدمات الکترونیک قضایی انجام می شود و آنها خودشان آدرس را پیدا می کنند، اما داشتن آدرس دقیق پستی و حتی در صورت وجود، آدرس ایمیل رسمی اداره می تواند به کامل شدن اطلاعات شما کمک کند.

جمع آوری مستندات و مدارک

اظهارنامه بدون مدرک، مثل ماشینی است که بنزین ندارد! حرف شما باید پشتوانه داشته باشد. هرچیزی که به موضوع اظهارنامه شما مربوط می شود را جمع آوری کنید. این مدارک می توانند شامل موارد زیر باشند:

• قراردادها، توافق نامه ها یا مبایعه نامه ها
• نامه ها، مکاتبات اداری قبلی (هم مکاتباتی که شما فرستادید، هم آنهایی که از اداره دریافت کردید)
• رسیدهای پرداخت یا واریز وجه
• عکس ها یا فیلم هایی که صحنه یک اتفاق یا خسارت را نشان می دهند
• گزارش های کارشناسی یا معاینه محلی
• برگه های تشخیص مالیات، آرای کمیسیون ها یا ابلاغیه های دیگر

هر چقدر مدارک شما کامل تر باشد، حرفتان هم محکم تر است و شانس موفقیت تان در پیگیری بالاتر می رود.

تعیین خواسته شفاف

اینجا جایی است که باید حسابی فکر کنید. دقیقاً چه چیزی از این اداره دولتی می خواهید؟ هدفتان چیست؟

اگر خواسته تان مبهم باشد، اداره دولتی هم نمی تواند یا شاید نخواهد پاسخ دقیقی به شما بدهد. باید خواسته شما کاملاً شفاف، قابل فهم و بدون ابهام باشد. مثلاً:

• درخواست ابطال برگ تشخیص مالیات شماره ۱۲۳۴۵
• اعتراض به رأی کمیسیون ماده ۱۰۰ شهرداری منطقه X به شماره صادر شده در تاریخ Y
• مطالبه خسارت ناشی از شکستگی لوله آب و تخریب دیوار به دلیل بی توجهی شرکت آب و فاضلاب
• درخواست تسریع در بررسی پرونده پروانه ساختمانی شماره ABC

شفافیت در خواسته، نه تنها به طرف مقابل کمک می کند تا بداند شما دقیقاً چه می خواهید، بلکه به خودتان هم کمک می کند تا در مسیر پیگیری هدفمندتر عمل کنید. نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی موفق، همیشه خواسته ای واضح و بدون ابهام دارد.

مراحل تنظیم و نگارش یک اظهارنامه مؤثر به ادارات دولتی

حالا که مقدمات را فراهم کردیم و می دانیم به چه کسی، برای چه چیزی و با چه مدارکی می خواهیم اظهارنامه بفرستیم، نوبت می رسد به تنظیم و نگارش متن اصلی. یادتان باشد، متن اظهارنامه شما سند شماست، پس باید با دقت و وسواس نوشته شود.

بخش های استاندارد اظهارنامه

یک اظهارنامه، چه به افراد عادی باشد و چه به ادارات دولتی، یک فرمت استاندارد دارد که باید رعایت شود:

• مشخصات اظهارکننده: این بخش مربوط به شماست.
  • نام، نام خانوادگی، کد ملی
  • آدرس دقیق پستی
  • شماره تماس
  • در صورت نیاز، شغل
• مشخصات اظهارشونده: اینجا اطلاعات مربوط به اداره دولتی را وارد می کنید.
  • نام کامل اداره، سازمان یا نهاد دولتی
  • شناسه ملی اداره (خیلی مهم است)
  • آدرس دقیق پستی اداره
• موضوع اظهارنامه: در اینجا باید در یک یا دو جمله کوتاه و مختصر، موضوع اصلی اظهارنامه را مشخص کنید. مثلاً اعتراض به رأی کمیسیون ماده 100 شهرداری یا مطالبه خدمات و تسریع در روند اداری.
• شرح اظهارات (متن اصلی): این بخش، قلب اظهارنامه شماست.
  • بیان واقعه یا مسئله به صورت واضح و مستند: اینجا داستان خودتان را تعریف می کنید، اما نه مثل یک داستان معمولی. باید دقیق، با جزئیات و با ارجاع به تاریخ ها و مدارک بنویسید.
  • اشاره به تاریخ ها و مدارک پشتیبان: مثلاً به موجب نامه شماره ۱۲۳۴۵ مورخ ۱۳۹۰/۰۱/۰۱ که تصویر آن پیوست می باشد…
  • استناد به قوانین و مقررات مرتبط (در صورت لزوم): اگر به ماده قانونی خاصی یا بخشنامه ای اشاره دارید، حتماً ذکر کنید. این کار اعتبار حرف شما را بالا می برد.
  • پرهیز از لحن تند، توهین آمیز یا غیررسمی: این یک سند حقوقی است، نه یک گله وشکایت شخصی. لحن شما باید محترمانه، اما قاطع باشد.
• خواسته و نتیجه مورد انتظار: اینجا دوباره به شکل شفاف و صریح می گویید که دقیقاً چه اقدامی از اداره دولتی می خواهید. مثلاً لذا از آن اداره محترم تقاضا دارم ظرف مدت ده روز نسبت به ابطال رأی مذکور و صدور رأی جدید اقدام فرمایید.

نکات مهم در نگارش متن

در نوشتن متن اظهارنامه، به این چند نکته مهم حسابی حواستان باشد:

1. استفاده از زبان حقوقی مناسب: نیازی نیست حتماً مثل یک وکیل حرفه ای بنویسید، اما استفاده از اصطلاحات حقوقی رایج و پرهیز از کلمات عامیانه بیش از حد، به رسمی تر شدن متن کمک می کند.
2. رعایت ایجاز و وضوح: طولانی نویسی همیشه به معنای قوی تر نوشتن نیست. سعی کنید منظورتان را با کمترین کلمات و بیشترین وضوح بیان کنید. هر پاراگراف بهتر است یک ایده اصلی را دنبال کند.
3. ارجاع به پیوست ها: هر مدرکی که جمع آوری کرده اید و به اظهارنامه تان ضمیمه می کنید، باید در متن اصلی به آن اشاره شود. مثلاً تصویر مبایعه نامه پیوست اظهارنامه است یا کپی گزارش کارشناسی به پیوست ارائه می گردد.
4. شماره گذاری پاراگراف ها: در متن های حقوقی بلند، گاهی برای ارجاع آسان تر، پاراگراف ها را شماره گذاری می کنند که کار را منظم تر می کند.

یادتان باشد، اظهارنامه شما، اولین برگی است که اداره دولتی از خواسته شما می بیند. پس باید شسته رفته، مستند و قانع کننده باشد تا بتواند نظر مسئولین را جلب کند و مسیر پیگیری را برای شما هموارتر نماید.

نحوه ارسال رسمی اظهارنامه به ادارات دولتی و پیگیری آن

خب، اظهارنامه را با دقت نوشتیم و حالا نوبت به مرحله آخر و البته حیاتی ترین بخش می رسد: ارسال و پیگیری. این مرحله هم قلق های خودش را دارد و بدون رعایت آن، زحمات قبلی ممکن است به باد برود.

تنها راه قانونی: دفاتر خدمات الکترونیک قضایی

بگذارید همین اول کار آب پاکی را روی دستتان بریزم: شما نمی توانید یک نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی را پرینت بگیرید و خودتان حضوری به اداره مربوطه ببرید و تحویل دهید. این کار وجاهت قانونی ندارد و به عنوان یک ابلاغ رسمی محسوب نمی شود. تنها راه قانونی و معتبر برای ارسال اظهارنامه، ثبت آن از طریق «دفاتر خدمات الکترونیک قضایی» است.

مراحل ثبت اظهارنامه در این دفاتر معمولاً این طوری است:

1. آماده سازی مدارک: همه مدارکی که قبلاً جمع آوری کرده اید (اصل و کپی) را همراه داشته باشید. کارت ملی و اطلاعات هویتی کامل خودتان هم لازم است.
2. تنظیم متن در فرم الکترونیک: متن اظهارنامه ای که نوشتید را باید در سیستم دفاتر خدمات الکترونیک قضایی وارد کنید. گاهی خود متصدی این کار را انجام می دهد، گاهی هم فایل Word را از شما می گیرد و در سیستم کپی می کند.
3. ثبت مشخصات: اطلاعات اظهارکننده (شما) و اظهارشونده (اداره دولتی) شامل نام، آدرس و شناسه ملی را با دقت وارد می کنید.
4. الصاق پیوست ها: مدارک پشتیبان شما اسکن شده و به عنوان پیوست اظهارنامه در سیستم بارگذاری می شوند.
5. پرداخت هزینه ها: برای ثبت و ارسال اظهارنامه باید هزینه ای پرداخت کنید. این هزینه در دفاتر خدمات الکترونیک قضایی به صورت سیستمی دریافت می شود.
6. اخذ پرینت و کد رهگیری: پس از ثبت نهایی، یک پرینت از اظهارنامه و یک کد رهگیری به شما داده می شود که باید آن را برای پیگیری های بعدی نگه دارید.

ابلاغ الکترونیکی: اهمیت سامانه ثنا

مهم ترین نکته در ارسال اظهارنامه و هرگونه مکاتبه قضایی دیگر، «ابلاغ» آن است. برای اینکه از ابلاغ صحیح اظهارنامه تان به اداره دولتی مطمئن شوید، باید حتماً در «سامانه ثنا» (سامانه ابلاغ الکترونیکی قوه قضائیه) ثبت نام کرده باشید. این سامانه پل ارتباطی شما با قوه قضائیه و هرگونه ابلاغیه حقوقی است.

• چگونگی اطمینان از ابلاغ صحیح: بعد از ثبت اظهارنامه در دفاتر خدمات قضایی، اظهارنامه شما به صورت الکترونیکی از طریق سامانه ثنا به اداره دولتی مربوطه ابلاغ می شود. شما می توانید با ورود به حساب کاربری خودتان در سامانه ثنا، از وضعیت ابلاغ اظهارنامه باخبر شوید و گواهی ابلاغ آن را مشاهده یا دانلود کنید. این گواهی ابلاغ، سند محکم شماست که نشان می دهد اظهارنامه به صورت قانونی به دست اداره رسیده است.
• مهلت پاسخگویی: ادارات دولتی، بسته به نوع موضوع، ممکن است مهلت قانونی یا عرفی برای پاسخگویی به اظهارنامه ها داشته باشند. این مهلت معمولاً از تاریخ ابلاغ اظهارنامه شروع می شود. در متن اظهارنامه هم می توانید یک مهلت معقول برای پاسخگویی (مثلاً ۱۰ روز یا یک ماه) تعیین کنید.

پیگیری و اقدامات پس از ارسال

کار شما با ارسال اظهارنامه تمام نمی شود. باید پیگیر باشید:

• نحوه پیگیری وضعیت اظهارنامه: از طریق سامانه ثنا یا مراجعه حضوری به دفتر خدمات قضایی که اظهارنامه را ثبت کرده اید، می توانید وضعیت ابلاغ و رسیدگی به اظهارنامه تان را پیگیری کنید.
• اقدامات بعدی در صورت عدم پاسخگویی یا پاسخ نامطلوب: اگر اداره دولتی در مهلت مقرر پاسخ نداد یا پاسخی داد که مورد قبول شما نیست، بسته به موضوع، می توانید اقدامات قانونی بعدی را انجام دهید. این اقدامات می تواند شامل طرح شکایت در دیوان عدالت اداری، یا پیگیری در مراجع قضایی ذیصلاح باشد. گواهی ابلاغ اظهارنامه در این مرحله به عنوان یک سند معتبر به کمک شما می آید.

یادتان باشد، با ارسال یک نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی، شما رسماً و قانوناً حرفتان را زده اید و حالا نوبت آنهاست که پاسخگو باشند. پیگیری منظم، کلید موفقیت در این مسیر است.

نمونه های کاربردی اظهارنامه به ادارات دولتی (به همراه فایل های قابل دانلود)

برای اینکه بهتر متوجه شوید در موقعیت های مختلف چطور یک نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی تنظیم کنید، چند مثال پرکاربرد را اینجا می آورم. البته به دلیل ماهیت مقاله، امکان ارائه فایل های قابل دانلود واقعی وجود ندارد، اما ساختار و نکات کلیدی هر اظهارنامه را توضیح می دهم تا بتوانید خودتان آن را شخصی سازی کنید.

نمونه اظهارنامه به شهرداری

فرض کنید شهرداری یک رأی کمیسیون ماده ۱۰۰ صادر کرده که شما با آن مخالفید، یا برای ملکتان عوارض غیرمتعارفی در نظر گرفته. در این شرایط می توانید از اظهارنامه استفاده کنید.

موضوع اظهارنامه: اعتراض به رأی کمیسیون ماده ۱۰۰ شهرداری منطقه [نام منطقه] / اعتراض به میزان عوارض [نوع عوارض] ملک به پلاک ثبتی [شماره پلاک].

شرح اظهارات:

با احترام، اینجانب [نام و نام خانوادگی]، مالک پلاک ثبتی [شماره پلاک] واقع در [آدرس کامل ملک]، به موجب این اظهارنامه مراتب اعتراض خود را نسبت به رأی شماره [شماره رأی] صادره از سوی کمیسیون ماده ۱۰۰ آن شهرداری در تاریخ [تاریخ رأی] اعلام می دارم. (اگر اعتراض به عوارض است: … نسبت به میزان عوارض [نوع عوارض] به مبلغ [مبلغ] در تاریخ [تاریخ صدور ابلاغیه عوارض] اعلام می دارم.)

این رأی/عوارض، به دلایل [۱. دلیل اول را به طور واضح بنویسید، مثلاً عدم رعایت اصول قانونی در صدور رأی، یا محاسبات اشتباه در عوارض؛ ۲. دلیل دوم و غیره]، صحیح و قانونی نمی باشد. مستندات و مدارک لازم جهت اثبات ادعای اینجانب، شامل [به مدارک پیوستی اشاره کنید، مثلاً پروانه ساختمانی، گزارش کارشناس رسمی، فیش های قبلی عوارض]، به پیوست این اظهارنامه تقدیم می گردد.

لذا با استناد به ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی، از آن شهرداری محترم تقاضا دارم ظرف مدت [مثلاً ۱۰ روز] از تاریخ ابلاغ این اظهارنامه، نسبت به بررسی مجدد موضوع و ابطال رأی/تصمیم مورد اعتراض و صدور رأی/تصمیم جدید و قانونی اقدام فرمایید. بدیهی است در صورت عدم پاسخگویی یا عدم رفع مشکل در مهلت مقرر، اینجانب حق پیگیری موضوع را از طریق مراجع قضایی و دیوان عدالت اداری برای خود محفوظ می دارم.

[لینک دانلود فایل Word/PDF] (این بخش صرفاً جهت نمایش قالب است و فایل واقعی برای دانلود موجود نیست)

نمونه اظهارنامه به اداره ثبت اسناد و املاک

اگر با اقدامات ثبتی مشکلی دارید، مثلاً درخواست رفع بازداشت سند، یا اعتراضی به یک ثبت خاص.

موضوع اظهارنامه: درخواست رفع بازداشت سند مالکیت به شماره [شماره سند] / اعتراض به اقدام ثبتی به شماره [شماره ثبت] در دفتر [نام دفترخانه].

شرح اظهارات:

با احترام، اینجانب [نام و نام خانوادگی]، مالک پلاک ثبتی [شماره پلاک]، به موجب این اظهارنامه از آن اداره محترم ثبت اسناد و املاک [نام شهر] درخواست رفع بازداشت سند مالکیت مربوط به ملک فوق الذکر را دارم. بازداشت این سند به موجب [شماره پرونده یا دستور قضایی] در تاریخ [تاریخ بازداشت] صورت گرفته است، در حالی که [توضیح دهید چرا بازداشت غیرقانونی است یا دلیل آن مرتفع شده، مثلاً بدهی مربوطه تسویه شده و گواهی تسویه حساب پیوست است]. مدارک مربوطه به پیوست تقدیم می گردد.

لذا مستنداً به ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی و با عنایت به [ماده قانونی یا مقررات مربوطه]، از آن اداره محترم تقاضا دارم در اسرع وقت نسبت به رفع بازداشت سند مالکیت اینجانب اقدام فرمایید. در صورت عدم اقدام، حق پیگیری از مراجع ذیصلاح برای اینجانب محفوظ است.

[لینک دانلود فایل Word/PDF] (این بخش صرفاً جهت نمایش قالب است و فایل واقعی برای دانلود موجود نیست)

نمونه اظهارنامه به اداره امور مالیاتی

معمولاً برای اعتراض به برگ تشخیص مالیات یا درخواست استرداد مالیات اضافی.

موضوع اظهارنامه: اعتراض به برگ تشخیص مالیات عملکرد سال [سال مالی] / درخواست استرداد مالیات اضافی پرداختی.

شرح اظهارات:

با احترام، اینجانب/شرکت [نام و نام خانوادگی/نام شرکت] با کد ملی/شناسه ملی [کد ملی/شناسه ملی] و کد اقتصادی [کد اقتصادی]، به موجب این اظهارنامه اعتراض رسمی خود را نسبت به برگ تشخیص مالیات عملکرد سال [سال مالی] به شماره [شماره برگ تشخیص] صادره در تاریخ [تاریخ برگ تشخیص] از آن اداره محترم اعلام می دارم.

دلایل اعتراض اینجانب/شرکت به شرح ذیل است: [۱. توضیح دهید چرا برگ تشخیص اشتباه است، مثلاً هزینه های قابل قبول در نظر گرفته نشده، یا درآمد اشتباه محاسبه شده است؛ ۲. به مستندات مالی و قانونی اشاره کنید]. تمامی مدارک و مستندات حسابداری و مالیاتی مربوطه شامل [به پیوست ها اشاره کنید، مثلاً اظهارنامه مالیاتی اصلاحی، دفاتر قانونی، فاکتورها] به پیوست این اظهارنامه تقدیم می گردد.

لذا با استناد به ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی و مواد قانونی مربوطه در قانون مالیات های مستقیم/قانون مالیات بر ارزش افزوده، از آن اداره محترم تقاضا دارم ظرف مدت [مثلاً ۲۰ روز] نسبت به بررسی مجدد برگ تشخیص مالیات و اصلاح آن اقدام فرمایید. در غیر این صورت، حق پیگیری قانونی و ارجاع موضوع به هیئت های حل اختلاف مالیاتی برای اینجانب/شرکت محفوظ است.

[لینک دانلود فایل Word/PDF] (این بخش صرفاً جهت نمایش قالب است و فایل واقعی برای دانلود موجود نیست)

نمونه اظهارنامه به سازمان های خدمات رسان (آب، برق، گاز، تلفن)

برای اعتراض به مبلغ قبض، درخواست انشعاب، یا پیگیری قطع خدمات.

موضوع اظهارنامه: اعتراض به مبلغ قبض [نوع خدمات، مثلاً برق] دوره [دوره مربوطه] / درخواست انشعاب [نوع خدمات] / پیگیری قطع خدمات [نوع خدمات] در آدرس [آدرس کامل].

شرح اظهارات:

با احترام، اینجانب [نام و نام خانوادگی]، مشترک شماره [شماره اشتراک] و مالک ملک به آدرس [آدرس کامل]، به موجب این اظهارنامه مراتب اعتراض خود را نسبت به مبلغ قبض [نوع خدمات، مثلاً برق] دوره [دوره مربوطه] به شماره [شماره قبض] و به مبلغ [مبلغ قبض] اعلام می دارم.

با توجه به مصرف متعارف اینجانب/ایرادات فنی در کنتور/عدم حضور در ملک در دوره مذکور [دلیل اعتراض خود را بنویسید]، این مبلغ نامتعارف بوده و به نظر می رسد در محاسبه آن اشتباهی صورت گرفته است. (اگر مشکل قطع خدمات است: … مراتب قطع خدمات [نوع خدمات] از تاریخ [تاریخ قطع] در آدرس فوق را اعلام می دارم. این قطع خدمات با وجود [دلیل عدم توجیه قطع خدمات، مثلاً پرداخت به موقع قبوض، عدم بدهی]، صورت گرفته است و موجب [نوع خسارت یا مشکل، مثلاً اختلال در زندگی، از بین رفتن مواد غذایی] گردیده است.)

لذا با استناد به ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی و حقوق شهروندی، از آن شرکت/سازمان محترم تقاضا دارم ظرف مدت [مثلاً یک هفته] نسبت به بررسی مجدد و اصلاح قبض مذکور/وصل مجدد خدمات/رفع مشکل فنی [خواسته خود را به روشنی بنویسید] اقدام فرمایید. در صورت عدم پاسخگویی یا عدم رفع مشکل، حق پیگیری از مراجع قانونی برای اینجانب محفوظ است.

[لینک دانلود فایل Word/PDF] (این بخش صرفاً جهت نمایش قالب است و فایل واقعی برای دانلود موجود نیست)

نمونه اظهارنامه عمومی به سایر نهادهای دولتی

برای مواردی که نمونه اختصاصی ندارید و می توانید آن را شخصی سازی کنید.

موضوع اظهارنامه: درخواست رسیدگی به [موضوع خاص] / اعلام رسمی [یک واقعه خاص].

شرح اظهارات:

با احترام، اینجانب [نام و نام خانوادگی] با کد ملی [کد ملی] و آدرس [آدرس کامل]، به موجب این اظهارنامه مراتب [درخواست / اعتراض / اعلام رسمی] خود را به آن [نام کامل اداره/سازمان] محترم ابلاغ می نمایم.

خلاصه ماجرا این است که [شرح دقیق و مستند واقعه یا مسئله با ذکر تاریخ ها و جزئیات مهم]. مدارک و مستندات مرتبط با این موضوع شامل [به پیوست ها اشاره کنید] به پیوست این اظهارنامه تقدیم می گردد.

لذا با استناد به ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی، از آن [نام اداره/سازمان] محترم تقاضا دارم ظرف مدت [یک مهلت معقول] نسبت به [خواسته خود را کاملاً شفاف و مشخص بنویسید] اقدام فرمایید. در صورت عدم رسیدگی یا پاسخگویی، اینجانب ناچار به پیگیری حقوقی موضوع از طریق مراجع قانونی ذیصلاح خواهم بود.

[لینک دانلود فایل Word/PDF] (این بخش صرفاً جهت نمایش قالب است و فایل واقعی برای دانلود موجود نیست)

نکات تکمیلی و توصیه های حقوقی برای تعامل با ادارات دولتی

ارسال نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی تازه شروع راه است. برای اینکه این مسیر را با موفقیت طی کنید و به نتیجه دلخواهتان برسید، چند نکته تکمیلی و توصیه حقوقی هست که حسابی به کارتان می آید.

مشاوره حقوقی: اهمیت و زمان مناسب دریافت مشاوره از وکیل یا کارشناس حقوقی

شاید فکر کنید نوشتن یک اظهارنامه کار ساده ای است، اما واقعیت این است که مسائل حقوقی پیچیدگی های خاص خودشان را دارند. به خصوص وقتی پای ادارات دولتی در میان باشد، گاهی قوانین و مقررات خاصی هم دخیل هستند که یک فرد عادی از آنها بی خبر است.

اینجا نقش وکیل یا کارشناس حقوقی خیلی پررنگ می شود. آنها با دانش و تجربه ای که دارند، می توانند به شما کمک کنند:

• تا خواسته شما را به درستی صورت بندی کنند.
• به ماده قانونی صحیح استناد کنید.
• از ادبیات حقوقی مناسب استفاده کنید.
• و از همه مهم تر، شما را در مورد اقدامات بعدی و بهترین راه حل راهنمایی کنند.

بهترین زمان برای دریافت مشاوره، قبل از تنظیم اظهارنامه است. با یک مشاوره کوتاه، می توانید از اشتباهات احتمالی جلوگیری کرده و مسیر درستی را در پیش بگیرید.

مستندسازی همه مراحل

در دنیای حقوقی، «مدرک» حرف اول و آخر را می زند. هر مرحله از فرآیند را مستند کنید:

• یک کپی از اظهارنامه ای که ثبت کردید، برای خودتان نگه دارید.
• رسید پرداخت هزینه های دفاتر خدمات قضایی را حفظ کنید.
• گواهی ابلاغ اظهارنامه را از سامانه ثنا دانلود کرده و بایگانی کنید.
• هرگونه پاسخ دریافتی از اداره دولتی را (چه نامه کتبی، چه پیامک، چه ابلاغیه ثنا) نگهداری کنید.
• اگر مکالمه تلفنی داشتید، تاریخ، ساعت، نام فرد مقابل و خلاصه صحبت ها را یادداشت کنید.

این مستندسازی به شما کمک می کند تا در صورت لزوم، بتوانید ادعاهای خود را با سند و مدرک اثبات کنید.

حفظ احترام و جدیت

حتی اگر از عملکرد یک اداره دولتی عصبانی هستید یا احساس می کنید به شما ظلم شده، یادتان باشد که اظهارنامه یک سند حقوقی رسمی است. لحن شما باید محترمانه، اما قاطع و جدی باشد.

• از به کار بردن کلمات توهین آمیز، تند یا غیرمودبانه به شدت پرهیز کنید. این کار نه تنها به شما کمک نمی کند، بلکه ممکن است در فرآیند پیگیری به ضررتان هم تمام شود.
• منظورتان را واضح بیان کنید، اما با آرامش و منطق.

عدم نیاز به حضور فیزیکی: مگر در صورت دریافت دعوت نامه رسمی و قانونی

یکی از مزایای ارسال اظهارنامه از طریق دفاتر خدمات الکترونیک قضایی این است که دیگر لازم نیست شما برای تحویل حضوری اظهارنامه به اداره دولتی مراجعه کنید. ابلاغ به صورت الکترونیکی انجام می شود و کاملاً معتبر است.

فقط در صورتی که پس از ارسال اظهارنامه، از طرف اداره دولتی یک دعوت نامه رسمی و قانونی (با سربرگ، شماره و تاریخ مشخص) برای حضور شما صادر شد، می توانید به آن اداره مراجعه کنید. در غیر این صورت، نیازی به حضور فیزیکی شما در اداره نیست.

پاسخ به اظهارنامه دریافتی از اداره: در صورت لزوم چگونه پاسخ دهیم؟

گاهی اوقات شما اظهارنامه می فرستید و اداره دولتی به شما پاسخ می دهد، یا حتی ممکن است خود اداره دولتی برای شما یک اظهارنامه بفرستد. در این مواقع:

• پاسخ دادن الزامی نیست، اما توصیه می شود: معمولاً پاسخ دادن به اظهارنامه طرف مقابل، الزامی نیست. اما در بسیاری از موارد، سکوت شما می تواند به ضررتان باشد. بهتر است در فرصت مناسب، با مشورت حقوقی، یک پاسخ قانونی و محترمانه به اظهارنامه دریافتی بدهید.
• دقت در پاسخ: در پاسخ خودتان هم همان اصول نگارش اظهارنامه را رعایت کنید: شفافیت، مستند بودن، و لحن مناسب.

در نهایت، تعامل با ادارات دولتی می تواند گاهی پیچیده و زمان بر باشد، اما با استفاده درست از ابزارهای حقوقی مانند اظهارنامه و رعایت نکات گفته شده، می توانید این مسیر را با اطمینان بیشتری طی کرده و از حقوق خودتان دفاع کنید.

نتیجه گیری

خب، تا اینجا با هم یاد گرفتیم که نمونه اظهارنامه به ادارات دولتی فقط یک کاغذ بازی نیست؛ بلکه یک ابزار حقوقی قدرتمند و رسمی است که می تواند در تعاملات ما با نهادهای دولتی، حسابی به کارمان بیاید و راه پیگیری حقوق مان را باز کند. چه بخواهیم به یک تصمیم دولتی اعتراض کنیم، چه بخواهیم حقی را مطالبه کنیم یا حتی فقط چیزی را به صورت رسمی اطلاع دهیم، اظهارنامه مثل یک شناسنامه حقوقی برای حرف ما عمل می کند و آن را مستند و قابل پیگیری می سازد.

در این مقاله، از شناخت ماهیت قانونی اظهارنامه شروع کردیم و رسیدیم به جزئیات تنظیم یک اظهارنامه مؤثر، از پیدا کردن شناسه ملی اداره تا نگارش بند به بند متن و در نهایت، نحوه ارسال آن از طریق دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و پیگیری های بعدی. دیدیم که رعایت کوچکترین جزئیات، مثل جمع آوری مستندات و حفظ لحن محترمانه و قاطع، چقدر می تواند در سرنوشت اظهارنامه شما تأثیرگذار باشد. همچنین، یادمان نرود که مشاوره حقوقی، همیشه یک گام هوشمندانه قبل از شروع هر اقدام حقوقی است.

پس، اگر زمانی با یک اداره دولتی به مشکلی برخوردید یا احساس کردید نیاز به یک مکاتبه رسمی دارید، از این ابزار نترسید و با دانش و دقتی که حالا به دست آورده اید، گام اول را محکم بردارید. احقاق حق، نیازمند آگاهی و اقدام به موقع است. حالا نوبت شماست که با اعتماد به نفس، از این راهنمایی ها و نمونه های ارائه شده استفاده کنید و با خیال راحت تر از حقوق قانونی خودتان دفاع کنید. یادتان باشد، همیشه حق با کسی است که بهتر بتواند حرفش را به صورت مستند و قانونی بیان کند.