دفاتر قانونی که سال‌ها به‌صورت فیزیکی و دست‌نویس تهیه می‌شدند حالا جای خود را به نسخه‌های الکترونیکی داده‌اند. اما آیا فقط ظاهر قضیه تغییر کرده یا با مفهومی تازه طرف هستیم؟
پلمپ دفاتر الکترونیکی یکی از مهم‌ترین تحولات نظام مالیاتی کشور در سال جدید است تغییری که از سال ۱۴۰۴ با پشتوانه‌ی قانونی وارد مرحله‌ی اجرا شده و حالا بسیاری از صاحبان کسب‌وکار مدیران مالی و حسابداران را با یک سوال جدی روبه‌رو کرده: پلمپ الکترونیکی دقیقاً چیست و چه تفاوتی با دفاتر سنتی دارد؟
در این مقاله قصد داریم خیلی واضح بی‌حاشیه و به زبان ساده بررسی کنیم که اصلاً این مفهوم از کجا آمده چرا اهمیت دارد و چه نقشی در ساماندهی اسناد مالی شرکت‌ها و مشاغل بازی می‌کند. اگر شما هم می‌خواهید از این تحولات عقب نمانید و بدانید دقیقاً با چه چیزی مواجه هستید تا انتهای مقاله همراه ما باشید
توضیح کلی در مودر پلمپ دفاتر قانوني
پلمپ دفاتر الکترونیکی فرآیندی است که طی آن اطلاعات مالی بنگاه‌های اقتصادی به‌جای دفاتر کاغذی در قالب فایل‌های دیجیتال ثبت مهر و تأیید می‌شوند. این مفهوم در واقع نسخه‌ی مدرن همان دفتر روزنامه و دفتر کل است که طبق قانون تجارت باید به‌صورت رسمی و قابل استناد نگهداری شود
در دفاتر فیزیکی گذشته کارفرما باید دفتر را از اداره ثبت شرکت‌ها دریافت کرده صفحات آن را با دست یا نرم‌افزار پر می‌کرد و سپس برای بررسی در اختیار ممیز مالیاتی قرار می‌داد. این روش ضمن آنکه زمان‌بر و پرهزینه بود در مواردی باعث خطاهای انسانی و مغایرت‌های ناخواسته نیز می‌شد.
با اجرای ماده ۴ قانون برنامه هفتم توسعه سازمان ثبت اسناد و سازمان امور مالیاتی مکلف شدند از ابتدای سال ۱۴۰۴ دفاتر تجاری را به‌صورت الکترونیکی ثبت و تأیید کنند. به این ترتیب فرآیند پلمپ نه‌تنها دیجیتالی شده بلکه ارتباط میان سامانه ثبت شرکت‌ها و سامانه مالیاتی نیز یکپارچه گردیده است
در پلمپ الکترونیکی دفاتر قانونی:
-
نیازی به مراجعه حضوری ارسال پستی یا چاپ دفتر نیست
-
تمام مراحل از طریق سامانه‌های اینترنتی انجام می‌شود
-
یک کد رهگیری به‌عنوان تأیید رسمی پلمپ صادر می‌شود
-
و نهایتاً به جای تحویل دفتر فایل اکسل یا CSV استاندارد به سازمان مالیاتی ارسال می‌شود
چه کسانی موظف به پلمپ دفاتر الکترونیکی هستند؟
یکی از سؤالات پرتکرار میان صاحبان کسب‌وکار حسابداران و مشاوران مالی این است که دقیقاً چه اشخاصی باید پلمپ دفاتر را به‌صورت الکترونیکی انجام دهند؟
طبق قانون تجارت و بخشنامه‌های جدید سازمان امور مالیاتی پلمپ دفاتر چه فیزیکی در گذشته و چه الکترونیکی در حال حاضر برای دو گروه اصلی الزامی است:
1. اشخاص حقوقی (شرکت‌ها و مؤسسات ثبت‌شده)
تمام شرکت‌هایی که در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده‌اند بدون استثناء موظف به پلمپ دفاتر تجاری به‌صورت الکترونیکی هستند. این الزام فارغ از میزان درآمد یا فعالیت اقتصادی آن‌هاست و به‌عنوان یکی از تکالیف سالانه تلقی می‌شود.
2. اشخاص حقیقی مشمول گروه اول مالیاتی
بر اساس طبقه‌بندی سازمان امور مالیاتی اشخاص حقیقی (مثل مغازه‌داران پیمانکاران مشاوران و…) به سه گروه تقسیم می‌شوند. فقط گروه اول که از نظر حجم فعالیت اقتصادی در سطح بالاتری قرار دارند موظف به پلمپ دفاتر هستند.
ملاک گروه‌بندی اشخاص حقیقی معمولاً بر اساس موارد زیر تعیین می‌شود:
-
میزان فروش یا درآمد سالانه
-
نوع فعالیت اقتصادی
-
محل جغرافیایی کسب‌وکار
-
تعداد کارکنان
در صورتی که شخص حقیقی در گروه دوم یا سوم قرار بگیرد الزام قانونی برای پلمپ ندارد اما همچنان می‌تواند داوطلبانه این کار را انجام دهد تا در زمان رسیدگی مالیاتی اعتبار بیشتری برای دفاتر و گزارش‌هایش داشته باشد
مراحل انجام پلمپ دفاتر الکترونیکی به‌صورت گام‌به‌گام
با توجه به حذف کامل دفاتر فیزیکی از ابتدای سال ۱۴۰۴ فرآیند پلمپ دفاتر کاملاً الکترونیکی شده و از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها (irsherkat.ssaa.ir) انجام می‌شود. در ادامه گام‌های دقیق این فرآیند را مرور می‌کنیم:
1. ورود به سامانه و انتخاب نوع متقاضی
پس از ورود به سامانه ثبت شرکت‌ها از منوی اصلی گزینه «پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی» را انتخاب کنید. سپس باید مشخص کنید که متقاضی:
-
شخص حقیقی هستید (برای مشاغل انفرادی) یا
-
شخص حقوقی ثبت‌شده در اداره ثبت شرکت‌ها هستید (شرکت‌ها مؤسسات و…)
2.وارد کردن اطلاعات هویتی و مالیاتی
بسته به نوع شخصیت اطلاعات زیر باید وارد شود:
برای اشخاص حقیقی:شماره ملی شماره رهگیری پرونده مالیاتی (از my.tax.gov.ir) مشخصات کامل فرد (نام نام خانوادگی تاریخ تولد تلفن همراه و ثابت) تعیین سال مالی (جاری یا آتی) و تاریخ شروع آن
برای اشخاص حقوقی: شناسه ملی شرکت شماره ثبت کد پستی و نشانی شماره رهگیری پرونده مالیاتی مشخصات امضاکننده اظهارنامه
3.پرداخت هزینه پلمپ
در حال حاضر هزینه پلمپ الکترونیکی حدود ۵۰ هزار تومان است که از طریق درگاه پرداخت سامانه ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود.پس از پرداخت موفق رسید پرداخت و پیش‌نویس اظهارنامه را ذخیره کرده یا پرینت بگیرید. این مرحله معادل «گرفتن دفتر پلمپ فیزیکی» در گذشته است
4.امضای الکترونیکی اظهارنامه
پس از پذیرش نهایی اظهارنامه باید توسط همان شخصی که اطلاعات او ثبت شده به‌صورت الکترونیکی امضا شود.برای این کار نیاز به گواهی امضای الکترونیکی (توکن) دارید.تا زمانی که این امضا انجام نشود فرآیند پلمپ دفاتر کامل نخواهد بود و دفاتر شما به‌صورت رسمی به سازمان مالیاتی اعلام نمی‌شوند.
5.آماده‌سازی فایل اکسل دفاتر قانونی
پس از ثبت نهایی و امضای الکترونیکی اظهارنامه پلمپ گام بعدی مربوط به تهیه فایل اطلاعات دفاتر قانونی در قالب اکسل است. این مرحله معادل همان تحریر دفاتر فیزیکی در گذشته است
ابتدا باید از داخل سامانه my.tax.gov.ir وارد بخش «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» شوید و از آنجا فایل قالب اکسل استاندارد را دانلود کنید.
ساختار این فایل شامل ستون‌هایی مانند:
-
کد و عنوان حساب کل
-
کد و عنوان حساب معین
-
کد و عنوان حساب تفصیل (در صورت نیاز)
-
گردش بدهکار و بستانکار (فقط عدد بدون علامت یا فرمول)
-
تاریخ گردش
-
فرمت تاریخ: YYYY/MM/DD
نکات مهم در آماده‌سازی فایل:
-
ستون‌ها باید دقیقاً با ترتیب و عنوان ارائه‌شده توسط سامانه منطبق باشند.
-
اگر برخی از ستون‌ها مانند عنوان حساب‌ها در خروجی نرم‌افزار شما وجود ندارند باید به‌صورت دستی تکمیل شوند.
-
هر رکورد باید تراز باشد؛ یعنی مجموع بدهکارها با بستانکارها برابر باشد.
-
اگر تعداد رکوردها بیش از ۱۰۰۰ سطر باشد فایل باید با فرمت CSV (Comma Separated Values) ذخیره و بارگذاری شود.
6.بارگذاری فایل دفاتر در سامانه امور مالیاتی
پس از تکمیل فایل مراحل زیر را طی کنید:
-
ورود به my.tax.gov.ir
-
انتخاب بخش سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
-
انتخاب نوع فایل (Excel یا CSV)
-
وارد کردن:
کد رهگیری پلمپ دفاتر
سال مالیاتی مربوطه
تاریخ آخرین رویداد مالی (طبق محتوای فایل اکسل)
-
آپلود فایل و بررسی پیش‌نمایش ۱۰ ردیف ابتدایی
-
کلیک روی گزینه ارسال نهایی
بررسی وضعیت و پیگیری فایل ارسالی
| وضعیت فایل | توضیح |
|---|---|
| ✅ بارگذاری موفق | فایل به درستی ثبت و ذخیره شده است. |
| ⏳ در حال بررسی | سامانه در حال پردازش محتوای فایل است. |
| ❌ عدم بارگذاری | فایل دارای ایراد ساختاری یا محتوایی است. جزئیات خطا قابل مشاهده است. |
اگر بخواهیم ساده بگوییم پلمپ دفاتر الکترونیکی یعنی پایان عصر دفاتر کاغذی و شروع ثبت اطلاعات مالی به شکل دیجیتال و قابل پیگیری. از سال ۱۴۰۴ به بعد دیگر خبری از دفتر روزنامه و کل فیزیکی نیست. همه چیز از طریق سامانه‌ها و فایل‌های اکسل انجام می‌شود.
برای اینکه پلمپ دفاتر الکترونیکی را به‌درستی انجام دهید باید چند مرحله را دقیق و کامل طی کنید:
اول ثبت درخواست در سامانه ثبت شرکت‌ها و دریافت کد رهگیری پلمپ بعد امضای الکترونیکی آماده‌سازی فایل اکسل طبق فرمت استاندارد و در نهایت بارگذاری فایل در سامانه امور مالیاتی. تکمیل اطلاعات در فایل اکسل یا به صورت دستی و یا به صورت خروجی از نرم افزار حسابداری می باشد البته تمامی نرم افزارهای حسابداری این قابلیت را ندارند . نرم افرار حسابداری کاریا حساب از جمله نرم افزارهایی می باشد که این قابلیت را ایجاد کرده است. جهت خرید نرم افزار کاریا حساب می توانید به وبسایت https://kariyahesab.com مراجعه نمائید.
در این فرآیند اگر ساختار فایل‌ها را رعایت نکنید یا اطلاعات ناقص باشد سامانه فایل را رد می‌کند. پس رعایت نکات فنی خیلی مهم است.
در نهایت با بارگذاری موفق فایل دفاتر قانونی شما به‌صورت رسمی در سازمان امور مالیاتی ثبت می‌شود. این یعنی اگر همه چیز را درست انجام دهید نگرانی‌ای بابت رد دفاتر یا مشکلات مالیاتی نخواهید داشت.
آیا شما به دنبال کسب اطلاعات بیشتر در مورد "پلمپ دفاتر الکترونیکی چیست؟" هستید؟ با کلیک بر روی اقتصادی, کسب و کار ایرانی، اگر به دنبال مطالب جالب و آموزنده هستید، ممکن است در این موضوع، مطالب مفید دیگری هم وجود داشته باشد. برای کشف آن ها، به دنبال دسته بندی های مرتبط بگردید. همچنین، ممکن است در این دسته بندی، سریال ها، فیلم ها، کتاب ها و مقالات مفیدی نیز برای شما قرار داشته باشند. بنابراین، همین حالا برای کشف دنیای جذاب و گسترده ی محتواهای مرتبط با "پلمپ دفاتر الکترونیکی چیست؟"، کلیک کنید.
